VINEXOS – Website und SaaS-Plattform

Stand: 5. November 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der eigenen Geschäftsprozesse und der Unternehmenswebsite ist:

VINEXOS
Inhaberin: Vanessa Imgraben
Wichernshoff
27419 Sittensen
Germany

Email: info@vinexos.de

Website: https://vinexos.de
SaaS-Plattform: https://app.vinexos.de

Diese privacy policy gilt für beide genannten Angebote, soweit VINEXOS selbst Verantwortliche ist. Für personenbezogene Daten, die Geschäftskunden innerhalb der Plattform für eigene Zwecke verarbeiten, kann VINEXOS als Auftragsverarbeiter tätig sein.

2. Allgemeine Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Privacy Policy-Grundverordnung (DSGVO).

Je nach Verarbeitungsvorgang erfolgt dies auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Verpflichtungen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

Berechtigte Interessen bestehen insbesondere an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb unserer Dienste, der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Abwehr unberechtigter Zugriffe.

3. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Unternehmenswebsite und unsere SaaS-Plattform werden über die Infrastruktur der IONOS SE betrieben.

Hosting-Anbieter:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Germany

Die VINEXOS-SaaS-Plattform wird auf einem virtuellen Server betrieben und verwendet insbesondere Ubuntu Linux, Docker, Nginx, Next.js, FastAPI, PostgreSQL und Redis.

Beim Zugriff können IP-Adressen, Zeitstempel, angeforderte Ressourcen, Browserinformationen und technische Fehlerdaten verarbeitet werden.

Dies dient der Bereitstellung unserer Dienste, der Fehleranalyse und der IT-Sicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beziehungsweise bei vertraglich erforderlichen Verarbeitungsvorgängen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Serverprotokolle und Sicherheit

Zur Gewährleistung eines sicheren Betriebs können technische Zugriffe, Fehlermeldungen und sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert werden.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Erkennung von Angriffen, der Fehlerbehebung und dem Schutz unserer Systeme.

Technische Betriebs- und Sicherheitsdaten werden grundsätzlich für höchstens zwölf Monate gespeichert, soweit eine frühere Löschung nicht erforderlich ist oder besondere gesetzliche beziehungsweise sicherheitsbezogene Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.

5. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per Email oder via our contact form verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten.

Dazu können insbesondere Name, Email-Adresse, Unternehmensangaben und Nachrichteninhalte gehören.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der weiteren geschäftlichen Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen geschäftlichen Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ein externes Terminbuchungssystem wird nicht eingesetzt.

6. Cookies und lokale Speicherung

Unsere Website und Plattform verwenden technisch erforderliche Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichertechnologien.

Diese dienen insbesondere der Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Speicherung von Benutzereinstellungen.

Soweit der Zugriff auf Informationen im Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, gilt § 25 Abs. 2 TDDDG.

Für nicht notwendige Technologien holen wir vor deren Einsatz eine Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG ein.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Auf unserer WordPress-Website verwenden wir Real Cookie Banner zur Verwaltung der Einwilligungen.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit über die Cookie-Settings widerrufen oder geändert werden.

7. Google Analytics

Auf unserer Unternehmenswebsite verwenden wir Google Analytics 4 zur statistischen Auswertung der Nutzung.

Anbieter ist:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Nutzungsereignisse, Geräteinformationen, technische Kennungen und ungefähre Standortinformationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach entsprechender Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Im Rahmen der Verarbeitung können Daten in Drittländer, insbesondere die USA, übermittelt werden. Dabei sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

8. Registrierung und Benutzerkonten

Für die Nutzung der VINEXOS-SaaS-Plattform können Benutzerkonten erstellt werden.

Dabei verarbeiten wir insbesondere:

– Name und Email-Adresse
– Unternehmenszugehörigkeit
– Benutzerrollen und Berechtigungen
– Passwort-Hashes und Authentifizierungsinformationen
– Vertrags- und Tarifinformationen
– Sicherheitsrelevante Anmeldeereignisse

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Benutzerkonten, der Verwaltung von Zugriffsrechten und der Durchführung des Nutzungsvertrags.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

9. Digitaler Vertragsabschluss und Abrechnung

VINEXOS bietet die Möglichkeit, SaaS-Services online zu buchen.

Der Bestellprozess umfasst die Registrierung, die Auswahl eines Tarifmodells und die anschließende Zahlungsabwicklung.

Hierbei werden insbesondere Vertragsdaten, Rechnungsanschriften, Tarifinformationen, Vertragsstatus, Rechnungsbeträge und Zahlungsinformationen verarbeitet.

Die Abrechnung erfolgt nach den derzeitigen Angaben per Rechnung und Banküberweisung, Kreditkarte und Paypal.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten.

Gesetzlich aufzubewahrende Rechnungs- und Buchungsunterlagen werden für die jeweils vorgeschriebenen Zeiträume gespeichert.

10. Monitoring und Monitoring-Agenten

VINEXOS ermöglicht die Überwachung von IT-Systemen und Diensten.

Dabei können insbesondere Hostnamen, IP-Adressen, Systemzustände, CPU- und Speicherauslastung, Dienststatus, Fehlermeldungen und Zeitstempel verarbeitet werden.

Hierfür können Monitoring-Agenten auf Windows- und Linux-Systemen eingesetzt werden.

Die Verarbeitung dient der technischen Überwachung, Fehlererkennung und Bereitstellung der vereinbarten Monitoring-Services.

Soweit personenbezogene Daten im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeitet werden, erfolgt dies nach dessen dokumentierten Weisungen und den Regelungen des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags.

11. Alerting, Incident Management und On-Call

Zur Bereitstellung dieser Funktionen können Namen und Kontaktdaten von Alarmempfängern, Rufbereitschaftspläne, Eskalationsregeln, Alarmereignisse, Incident-Beschreibungen und Bearbeitungsverläufe verarbeitet werden.

Die Daten dienen der Organisation betrieblicher Abläufe, der Erkennung und Bearbeitung technischer Störungen sowie der Benachrichtigung zuständiger Personen.

Soweit VINEXOS hierbei im Auftrag von Geschäftskunden handelt, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

12. CRM, Dashboards, Reports und weitere Plattformmodule

Die VINEXOS-Plattform stellt Geschäftskunden Funktionen zur Verwaltung betrieblicher Informationen bereit.

Hierzu gehören insbesondere CRM, Dashboards, Reporting, Statusseiten, Integrationen und Wissensverwaltung.

Je nach Nutzung können Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Angebote, Vertragsinformationen, Kommunikationsnotizen und technische Ereignisdaten verarbeitet werden.

Die jeweiligen Geschäftskunden bestimmen grundsätzlich die Zwecke der Verarbeitung ihrer eigenen Daten.

VINEXOS verarbeitet solche Daten im Rahmen der vereinbarten Services und gegebenenfalls als Auftragsverarbeiter.

13. Lokal betriebener AI Assistant

VINEXOS stellt im Rahmen der verfügbaren Plattformfunktionen einen KI-Assistenten bereit.

Dieser basiert auf einem eigenen, lokal betriebenen KI-Modell.

Für die eigentliche KI-Verarbeitung werden keine externen KI-API-Dienstleister eingesetzt.

Benutzereingaben und generierte Antworten werden ausschließlich zur unmittelbaren Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet.

Eine dauerhafte Speicherung von Eingaben und Antworten findet nicht statt.

Die Inhalte werden nicht zum Training oder zur Verbesserung des KI-Modells verwendet und nicht an externe KI-Dienstleister weitergegeben.

Soweit personenbezogene Daten innerhalb der KI-Funktion verarbeitet werden, erfolgt dies im Rahmen der jeweiligen vertraglichen Services beziehungsweise der vereinbarten Auftragsverarbeitung.

14. Email-Benachrichtigungen

VINEXOS versendet funktionsbezogene E-Mails, beispielsweise zur Registrierung, Email-Verifizierung, Passwortzurücksetzung, Alerting und Vertragskommunikation.

Hierfür wird nach der derzeitigen technischen Konfiguration SMTP-Infrastruktur von IONOS verwendet.

Dabei werden Empfängeradressen, Nachrichteninhalte und technische Versandinformationen verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO beziehungsweise die Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden.

15. Externe Anmeldedienste und Integrationen

Soweit Google- oder Microsoft-Anmeldungen aktiviert sind, können die für die Authentifizierung erforderlichen Daten mit dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht werden.

Hierzu können insbesondere Email-Adresse, Benutzerkennung und Profilinformationen gehören.

Weitere Informationen:

Google: https://policies.google.com/privacy

Microsoft: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement

Bei von Geschäftskunden aktivierten Integrationen richtet sich der Datenaustausch nach der jeweiligen Funktion und Konfiguration.

16. Datensicherheit

VINEXOS setzt angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Veränderung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Authentifizierungsmechanismen, rollenbasierte Zugriffsrechte und mandantenbezogene Zugriffsbeschränkungen.

Datensicherungs- und Wiederherstellungsverfahren werden entsprechend der technischen Infrastruktur eingesetzt.

17. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Betriebs- und Nutzungsdaten werden grundsätzlich für höchstens zwölf Monate gespeichert, soweit keine frühere Löschung erforderlich ist.

Für aktive Benutzerkonten, Vertragsdaten und kundenseitig verwaltete Inhalte gelten die für den jeweiligen Zweck erforderlichen beziehungsweise vertraglich vereinbarten Zeiträume.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Eingaben und Antworten des lokal betriebenen KI-Assistenten werden nicht dauerhaft gespeichert.

18. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, soweit dies für Hosting, Kommunikation und den Betrieb unserer Angebote erforderlich ist.

Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt ihre Einbindung auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Verarbeitet VINEXOS personenbezogene Daten im Auftrag von Geschäftskunden, werden die hierfür erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen abgeschlossen.

19. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Einwilligungen können gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an info@vinexos.de gerichtet werden.

Bei Daten, die Geschäftskunden eigenverantwortlich verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Geschäftskunde Ansprechpartner. VINEXOS unterstützt diesen im Rahmen seiner gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen.

20. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Privacy Policy Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Germany

https://www.lfd.niedersachsen.de

21. Automatisierte Entscheidungsfindung

Der AI Assistant von VINEXOS dient der Unterstützung betrieblicher Arbeitsabläufe.

22. Aktualisierung der privacy policy

Wir aktualisieren diese privacy policy, wenn sich technische Funktionen, Datenverarbeitungen oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Stand: 5. November 2026